Klauzula informacyjna dla druha

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”) informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych w systemie OSP Tracker.

Administrator

Administratorem Twoich danych osobowych jest Twoja jednostka OSP — jednostka ochotniczej straży pożarnej (stowarzyszenie), której jesteś członkiem i która założyła Ci konto w OSP Tracker, z siedzibą pod adresem wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego. Kontakt z administratorem: zarząd jednostki — listownie na adres jej siedziby — albo naczelnik lub administrator jednostki. Możesz też napisać na adres kontakt@osptracker.pl — podmiot przetwarzający niezwłocznie przekaże wiadomość jednostce. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych, chyba że poinformuje Cię o tym odrębnie.

Podmiot przetwarzający

Na zlecenie administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), Twoje dane przetwarza usługodawca systemu OSP Tracker: DAWID KOLBUSZ, ul. Wyzwolenia 18, 44-284 Pstrążna, NIP 6423233105, REGON 520259920, e-mail: kontakt@osptracker.pl. Przetwarzający korzysta z usług dalszych podmiotów: OVH (serwer, baza danych i poczta — Unia Europejska) oraz Google LLC (Google Firebase Cloud Messaging — doręczanie powiadomień push do aplikacji na Androidzie). Jeżeli korzystasz z aplikacji przeglądarkowej (PWA), powiadomienia doręcza usługa push wybrana przez Twoją przeglądarkę (np. Google, Mozilla, Apple), która otrzymuje tylko zaszyfrowaną wiadomość i identyfikator subskrypcji. Google, Mozilla i Apple mogą przetwarzać dane także w Stanach Zjednoczonych, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), a w razie jej uchylenia — standardowych klauzul umownych. Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, gdy wynika to z przepisów prawa.

Odbiorcami Twoich danych są także upoważnione osoby w jednostce: naczelnik i administratorzy jednostki (w zakresie zarządzania kontami, kartoteką i meldunkami) oraz inni druhowie, którzy widzą Twój status gotowości i potwierdzenia alarmów. W wydarzeniach Twojej remizy (szkoleniach, ćwiczeniach, zabezpieczeniach) druhowie z tej samej remizy widzą, kto zadeklarował udział i kto odpowiedział, że nie będzie; naczelnik remizy i administratorzy jednostki widzą też, kto nie odpowiedział, i godzinę odpowiedzi. Wyliczony czas dotarcia do remizy (opisany w punkcie „Podstawy”) widzą na liście gotowości — tak jak dotychczas czas dojazdu — druhowie Twojej remizy, a także naczelnik i administratorzy jednostki. Same pomiary czasu dotarcia po poszczególnych alarmach, Twój najkrótszy i najdłuższy zmierzony czas oraz czasy od alarmu do wyjazdu pierwszego pojazdu widzą wyłącznie naczelnik i administratorzy jednostki oraz — w zakresie pomocy technicznej — podmiot przetwarzający; pozostali druhowie ich nie widzą. Twój status i udział w wyjeździe są widoczne również na terminalu jednostki (tablet w remizie lub pojeździe).

Twoje dane pochodzą od Ciebie (z aplikacji) lub zostały wprowadzone przez jednostkę — w szczególności dane konta i kartoteki.

Cele

Twoje dane są przetwarzane w celu:

• utrzymania gotowości bojowej jednostki — ewidencji Twojego statusu gotowości (ustawianego przyciskami lub, za Twoją zgodą, na podstawie strefy, w której się znajdujesz);
• alarmowania — wysyłania Ci powiadomień o alarmach i zbierania Twoich potwierdzeń;
• sporządzania meldunków z działań — dokumentowania wyjazdów, obsady pojazdów i udziału w działaniach;
• prowadzenia kartoteki kwalifikacji i terminów (uprawnień, szkoleń oraz daty ważności badań — dopuszczenia do udziału w działaniach ratowniczych), jeżeli jednostka z niej korzysta;
• organizacji szkoleń, ćwiczeń i zabezpieczeń jednostki — zbierania Twoich deklaracji udziału oraz powiadamiania Cię o wydarzeniach (utworzenie, przypomnienie, zmiana terminu, odwołanie);
• oceny gotowości operacyjnej jednostki — pomiaru czasu, jaki upływa od alarmu do Twojego dotarcia do remizy, i wyliczania na tej podstawie Twojego czasu dotarcia, który na liście gotowości zastępuje dotychczasowy czas dojazdu, a także ustalania czasu od alarmu do wyjazdu pierwszego pojazdu jednostki — aby lista gotowości pokazywała czas dotarcia oparty na pomiarach, a naczelnik mógł ocenić, w jakim czasie jednostka jest w stanie zebrać obsadę;
• obsługi Twojego konta oraz zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania aplikacji (dzienniki diagnostyczne, zdarzenia logowania).

Odbiór SMS alarmowych na Androidzie. Jeżeli udzielisz aplikacji systemowego uprawnienia do odbioru SMS, aplikacja rozpoznaje SMS alarmowe — SMS ze stacji DSP w remizie (terminal GSM) — po numerze nadawcy i frazie alarmowej wskazanych przez jednostkę w panelu. Treść SMS jest sprawdzana wyłącznie w pamięci telefonu i nie jest zapisywana ani przesyłana. Po odebraniu SMS alarmowego na serwer trafia informacja o tym (numer nadawcy i godzina odbioru), aby uruchomić alarm dla całej jednostki. Ponadto dla każdego przychodzącego SMS aplikacja zapisuje w dzienniku diagnostycznym — bez treści wiadomości — czy numer alarmowy jest ustawiony, czy nadawca jest numerem alarmowym jednostki, trzy ostatnie cyfry i długość numeru nadawcy, liczbę części wiadomości oraz, dla SMS z numeru alarmowego, czy zawiera on frazę alarmową. Dziennik diagnostyczny jest automatycznie przesyłany na serwer i przechowywany przez 30 dni.

Podstawy

1. Lokalizacja — położenie Twojego domu i promień strefy (z których serwer jednorazowo wylicza czas dojazdu do remizy), a także bieżąca pozycja telefonu przesyłana wyłącznie przy zgłoszeniu wyjazdu albo gotowości poza domem, wyłącznie po to, aby serwer wyliczył czas dojazdu do remizy w linii prostej, bez udziału zewnętrznej usługi map (pozycja nie jest zapisywana — zapisuje się tylko czas dojazdu). Strefy domu i remizy wylicza Twój telefon; na serwer trafia wynikający z nich status, a jeżeli korzystasz z aplikacji przeglądarkowej z automatyzacją Skrótów na iPhonie — zdarzenie wejścia do strefy domu lub wyjścia z niej. Aplikacja nie zapisuje tras. Podstawą jest wyłącznie Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

2. Data ważności badań — dopuszczenie do udziału w działaniach ratowniczych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 8 ustawy z dnia 17 grudnia 2021 r. o ochotniczych strażach pożarnych, który pozwala jednostce kierować do działań ratowniczych wyłącznie druhów z aktualnymi badaniami, a ponieważ z tej daty można pośrednio wnioskować o Twojej zdolności zdrowotnej — przez ostrożność także art. 9 ust. 2 lit. g lub h RODO w związku z art. 8 tej ustawy. System przechowuje wyłącznie datę; nie przechowuje wyników badań ani orzeczeń lekarskich. Datę widzą naczelnik i administratorzy jednostki; w zestawieniu gotowości widoczna jest jedynie informacja, że termin upłynął („brak badań”).

3. Dane konta, kwalifikacje i szkolenia, udział w działaniach — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 8 i art. 9 ust. 3 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych (obowiązek dopuszczania do działań wyłącznie uprawnionych druhów i prowadzenia wykazu strażaków ratowników).

4. Gotowość, alarmowanie i potwierdzenia — art. 6 ust. 1 lit. e RODO (zadanie realizowane w interesie publicznym, określone w art. 3 ustawy o ochotniczych strażach pożarnych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes jednostki w utrzymaniu gotowości bojowej i alarmowaniu członków).

5. Dzienniki diagnostyczne i zdarzenia logowania — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes jednostki w bezpieczeństwie i prawidłowym działaniu aplikacji).

6. Wydarzenia jednostki i deklaracje udziału — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes jednostki w organizacji szkoleń, ćwiczeń i zabezpieczeń oraz w ustaleniu, kto weźmie w nich udział).

7. Czas dotarcia do remizy po alarmie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes jednostki w ocenie gotowości operacyjnej i czasu, w jakim jest w stanie zebrać obsadę po alarmie). Po każdym alarmie system zapisuje: chwilę alarmu, chwilę Twojego dotarcia do remizy ustaloną automatycznie na podstawie strefy remizy w aplikacji na Androidzie (ręczne zgłoszenie obecności w remizie się nie liczy), wynikający z nich czas w sekundach oraz oznaczenie, czy alarm był w dzień czy w nocy; czas od alarmu do wyjazdu pierwszego pojazdu nie jest zapisywany odrębnie — wylicza się go z godziny wyjazdu zapisanej w meldunku. Pozycja Twojego telefonu nie jest przy tym zapisywana. Na podstawie pomiarów system wylicza Twój czas dotarcia, który na liście gotowości zastępuje dotychczasowy czas dojazdu; do czasu zebrania wystarczającej liczby pomiarów jest to czas dojazdu powiększony o 3 minuty na wyjście z domu.

8. Podanie danych jest dobrowolne, lecz bez danych identyfikacyjnych i kontaktowych nie jest możliwe założenie konta i otrzymywanie alarmów w aplikacji. Wyrażenie zgody na lokalizację jest całkowicie dobrowolne i nie warunkuje korzystania z aplikacji. Twoje dane nie służą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne ani do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. W szczególności pomiary czasu dotarcia system jedynie pokazuje naczelnikowi i administratorom jednostki — niczego na ich podstawie sam nie rozstrzyga, więc nie podlegasz decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.

Okresy przechowywania

Dane	Okres
Położenie domu i promień strefy	do wycofania zgody lub usunięcia konta
Zdarzenia strefy i historia statusu	30 dni (zachowywany jest tylko Twój ostatni status)
Dzienniki diagnostyczne z telefonu	30 dni
Zdarzenia logowania	90 dni
Historia alarmów, przyjęć SMS alarmowych, potwierdzeń, sprawdzeń gotowości i wysłanych powiadomień	1 rok
Wydarzenia i odpowiedzi na nie	1 rok od daty wydarzenia
Pomiary czasu dotarcia do remizy po alarmie	365 dni od alarmu
Godzina wyjazdu pojazdu, z której wylicza się czas od alarmu do wyjazdu	jak meldunek z działań — 5 lat
Meldunki z działań	5 lat — okres przyjęty przez jednostkę dla dokumentacji działań ratowniczych
Dane konta	usuwane z chwilą usunięcia konta przez jednostkę
Zapisy zapoznania się z klauzulą i decyzji o zgodzie	po usunięciu konta anonimizowane po 30 dniach

Dane kartoteki (w tym data ważności badań) są przechowywane przez czas Twojej przynależności do jednostki, chyba że jednostka usunie je wcześniej, i są usuwane wraz z Twoim kontem. Po usunięciu Twojego konta w meldunkach pozostaje Twoje imię i nazwisko jako element dokumentacji działań.

Twoje prawa

Masz prawo:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania — w przypadkach przewidzianych w art. 17 i 18 RODO;
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie Twojej zgody (położenie domu i promień strefy) w sposób zautomatyzowany;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Prawo sprzeciwu. W każdym czasie możesz wnieść sprzeciw — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją — wobec przetwarzania Twoich danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, czyli w zakresie gotowości, alarmowania, deklaracji udziału w wydarzeniach, czasu dotarcia do remizy po alarmie, dzienników diagnostycznych i zdarzeń logowania (art. 21 RODO). Jednostka przestanie wtedy przetwarzać te dane, chyba że wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy, nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Z żądaniem zwróć się do swojej jednostki; możesz także napisać na adres kontakt@osptracker.pl — podmiot przetwarzający przekaże je jednostce i pomoże w jego realizacji.

Wycofanie zgody

Zgodę na przetwarzanie lokalizacji możesz wycofać w każdej chwili w ustawieniach aplikacji. Wycofanie działa natychmiast: aplikacja przestaje ustalać Twoje położenie, a wycofanie zostaje zapisane z datą. Zapisane położenie domu zostaje usunięte. Nie wpływa ono na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Bez zgody aplikacja działa w trybie ręcznym — status gotowości ustawiasz przyciskami — a alarmy działają, tak jak dotychczas. Zgodę możesz w każdej chwili ponownie wyrazić w ustawieniach aplikacji.