Regulamin usługi OSP Tracker

Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i określa zasady korzystania z usługi OSP Tracker.
2. Usługodawcą jest DAWID KOLBUSZ, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą pod adresem ul. Wyzwolenia 18, 44-284 Pstrążna, NIP 6423233105, REGON 520259920, adres poczty elektronicznej: kontakt@osptracker.pl (dalej: „Usługodawca”).
3. Usługa jest przeznaczona dla jednostek ochotniczych straży pożarnych działających w formie stowarzyszeń wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Umowa o świadczenie usługi jest zawierana z Jednostką jako podmiotem niebędącym konsumentem; przepisów o ochronie konsumentów nie stosuje się.
4. Umowa o świadczenie usługi zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu w Panelu przez osobę uprawnioną do reprezentowania Jednostki zgodnie z jej statutem i wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym — prezesa zarządu albo innego członka zarządu uprawnionego do reprezentacji, albo pełnomocnika działającego na podstawie uchwały zarządu — samodzielnie albo łącznie z drugim członkiem zarządu, jeżeli statut tego wymaga. Osoba ta podaje swoją funkcję, sposób reprezentacji (samodzielnie albo łącznie), a pełnomocnik — także datę uchwały zarządu; podaje również numer KRS Jednostki. Przy reprezentacji łącznej umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia jej w Panelu przez drugiego członka zarządu. Jeżeli akceptacji dokonała osoba nieuprawniona, umowa wiąże Jednostkę z chwilą jej potwierdzenia przez zarząd, w szczególności przez przystąpienie do korzystania z Usługi lub opłacenie Abonamentu.
5. Akceptacja jest rejestrowana elektronicznie (data, godzina, adres IP, przeglądarka, wersja i skrót treści dokumentu, a dla osoby reprezentującej Jednostkę — także jej funkcja, sposób reprezentacji, data uchwały zarządu i numer KRS Jednostki) i stanowi oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej.
6. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie internetowej usługi, przed zawarciem umowy i w trakcie jej trwania, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie (w tym pobranie w formacie PDF).
7. Zasady przetwarzania danych osobowych określają Polityka prywatności oraz Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, zawierana przez Jednostkę jako administratora danych druhów.

Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługa — udostępniany przez Usługodawcę system OSP Tracker, obejmujący panel internetowy, aplikację mobilną, aplikację przeglądarkową (PWA) oraz terminal, służący do powiadamiania druhów o alarmach, ewidencji ich gotowości, prowadzenia kartoteki i sporządzania meldunków.
• Jednostka — jednostka ochotniczej straży pożarnej (stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego) korzystająca z Usługi na podstawie umowy z Usługodawcą; w sprawach danych osobowych druhów — ich administrator.
• Panel — internetowa część Usługi przeznaczona do zarządzania Jednostką, kontami i płatnościami.
• Aplikacja — aplikacja mobilna OSP Tracker oraz jej wersja przeglądarkowa (PWA), z których korzystają druhowie.
• Użytkownik — osoba fizyczna, której Jednostka założyła konto w Usłudze.
• Konto — zbiór danych i uprawnień Użytkownika w Usłudze, zabezpieczony hasłem.
• Moduł płatny — dodatkowa, odpłatna funkcjonalność Usługi włączana przez Jednostkę, w szczególności „Kartoteka i Sprzęt” oraz „Terminal i Meldunki”.
• Abonament — cykliczna opłata miesięczna za korzystanie z Usługi i włączonych Modułów płatnych.
• Nabywca — podmiot wskazany na fakturze jako nabywca Usługi: Jednostka albo podmiot finansujący jej działalność.

Narzędzie pomocnicze

OSP Tracker jest narzędziem pomocniczym. Nie zastępuje oficjalnego systemu alarmowania jednostki (syrena, SMS ze stacji DSP w remizie (terminal GSM) i inne środki alarmowania stosowane w jednostce) i nie gwarantuje doręczenia powiadomień — doręczenie zależy m.in. od operatorów telekomunikacyjnych, Google (Firebase Cloud Messaging), usług powiadomień przeglądarek (Web Push), ustawień i stanu telefonu. Jednostka utrzymuje własne, niezależne alarmowanie.

1. Jednostka zobowiązuje się nie opierać dysponowania sił i środków wyłącznie na informacjach z Usługi, w tym na deklarowanej gotowości druhów, i każdorazowo stosować obowiązujące procedury alarmowania.
2. Informacje o lokalizacji, strefie i gotowości druhów mają charakter orientacyjny i mogą być nieaktualne, w szczególności z powodu braku zasięgu, wyłączenia usług lokalizacji lub trybu oszczędzania energii w telefonie. Czas dojazdu jest szacowany na podstawie odległości w linii prostej.

Konta i role

1. Konta Użytkowników zakłada w Panelu Jednostka; Usługa nie umożliwia samodzielnej rejestracji druhów. Jednostka odpowiada za to, aby konta otrzymywały wyłącznie osoby do tego uprawnione, oraz za aktualność ich danych.
2. W Usłudze występują następujące role:
   • administrator — osoba wskazana przez Jednostkę, zarządzająca Jednostką w Panelu, w tym kontami, ustawieniami i dokumentami;
   • naczelnik — osoba kierująca działaniami jednostki, mająca w Panelu uprawnienia administracyjne;
   • płatnik — osoba wskazana przez Jednostkę do obsługi płatności, która uruchamia Abonament lub Moduły płatne, podaje dane Nabywcy do faktury i zarządza płatnościami; płatnik nie reprezentuje Jednostki;
   • druh — członek Jednostki korzystający z Aplikacji, otrzymujący powiadomienia o alarmach i deklarujący gotowość;
   • konto terminala — techniczne konto Jednostki przeznaczone dla tabletu w pojeździe lub remizie; nie jest przypisane do osoby fizycznej.
3. Regulamin nie nadaje nikomu umocowania do reprezentowania Jednostki. Administrator, naczelnik lub płatnik może w imieniu Jednostki zawrzeć umowę i Umowę powierzenia tylko wtedy, gdy jest członkiem zarządu uprawnionym do reprezentacji albo pełnomocnikiem ustanowionym uchwałą zarządu; składając te oświadczenia, podaje podstawę swojego umocowania. Akceptacja Regulaminu przez inne osoby oznacza ich zobowiązanie do przestrzegania Regulaminu przy korzystaniu z Usługi i nie zawiera umowy w imieniu Jednostki.
4. Użytkownik zobowiązany jest zachować w poufności dane logowania i niezwłocznie zawiadomić Jednostkę lub Usługodawcę o podejrzeniu ich ujawnienia. Jednostka odpowiada za działania podjęte z kont jej Użytkowników.
5. Zabronione jest dostarczanie przez Użytkowników treści o charakterze bezprawnym, podejmowanie prób nieuprawnionego dostępu do Usługi, obciążania jej w sposób zakłócający działanie oraz korzystanie z Usługi w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem.
6. Jednostka i jej Użytkownicy wprowadzają do Usługi wyłącznie dane niezbędne do jej celu. Do Kartoteki wprowadza się wyłącznie datę ważności badań — dopuszczenie do udziału w działaniach ratowniczych; Usługa nie przechowuje wyników badań ani orzeczeń lekarskich i nie wolno ich do niej wprowadzać. W meldunkach nie wprowadza się danych o stanie zdrowia poszkodowanych ani innych danych szczególnych kategorii osób trzecich, poza informacją o udzieleniu pomocy, chyba że wymagają tego przepisy o dokumentowaniu działań ratowniczych.
7. Wymagania techniczne: aktualna przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript i plików cookies niezbędnych do działania Panelu; dla Aplikacji — telefon z systemem Android lub iOS w wersji wskazanej w sklepie z aplikacjami albo przeglądarka obsługująca aplikacje PWA; dostęp do internetu. Szczególnym zagrożeniem związanym z korzystaniem z usług drogą elektroniczną jest możliwość przejęcia danych logowania (np. przez phishing lub złośliwe oprogramowanie); Usługodawca zaleca stosowanie silnych haseł i aktualnego oprogramowania.

Moduły płatne i płatności

1. Usługa jest świadczona odpłatnie w formie Abonamentu miesięcznego, którego wysokość zależy od liczby druhów (pakietów kont) i włączonych Modułów płatnych. Aktualny cennik jest prezentowany w Panelu przed uruchomieniem Abonamentu lub Modułu płatnego. Cennik w Panelu wskazuje, czy podane ceny zawierają podatek VAT.
2. Abonament i Moduły płatne można uruchomić dopiero po zawarciu Umowy powierzenia przez osobę uprawnioną do reprezentowania Jednostki.
3. Usługodawca może udostępnić okres próbny, w trakcie którego Usługa jest nieodpłatna; o jego długości Jednostka jest informowana w Panelu.
4. Płatności są obsługiwane przez operatora płatności Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.), na zasadach określonych w regulaminie tego operatora. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych.
5. Nabywcą na fakturze może być wyłącznie Jednostka albo podmiot finansujący jej działalność (np. gmina). Osoba fizyczna nie może być stroną umowy ani Nabywcą; zapłata dokonana przez płatnika lub inną osobę trzecią nie czyni jej stroną umowy.
6. Abonament jest opłacany z góry za każdy okres rozliczeniowy i odnawia się automatycznie do czasu jego anulowania przez płatnika w Panelu. Anulowanie skutkuje zakończeniem Abonamentu z końcem opłaconego okresu.
7. Faktury są wystawiane jako faktury ustrukturyzowane w Krajowym Systemie e-Faktur, gdy wymagają tego przepisy; ich wizualizację Usługodawca udostępnia w Panelu lub przesyła pocztą elektroniczną, na co Jednostka wyraża zgodę (art. 106n ustawy o VAT).
8. W razie nieudanej płatności Usługa działa przez okres przejściowy wskazany w Panelu; po jego bezskutecznym upływie Usługodawca może ograniczyć dostęp do Modułów płatnych lub Usługi do czasu uregulowania należności.

Dostępność usługi

1. Usługodawca dokłada należytej staranności, aby Usługa była dostępna w sposób ciągły, z zastrzeżeniem przerw technicznych, aktualizacji, awarii infrastruktury dostawców oraz zdarzeń siły wyższej.
2. Planowane prace techniczne Usługodawca przeprowadza w miarę możliwości w godzinach najmniejszego obciążenia i, gdy to możliwe, zapowiada je z wyprzedzeniem w Panelu lub pocztą elektroniczną.
3. Usługodawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności Usługi ani czasu doręczenia powiadomień, które zależą od czynników pozostających poza jego kontrolą, o których mowa w części „Narzędzie pomocnicze”.
4. Usługodawca może rozwijać i zmieniać funkcjonalności Usługi, o ile nie pozbawia to Jednostki istotnych funkcji objętych opłaconym Abonamentem.

Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada wobec Jednostki za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, z ograniczeniami wskazanymi poniżej, na które strony wyrażają zgodę stosownie do art. 473 Kodeksu cywilnego.
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Jednostki, z jakiegokolwiek tytułu, jest ograniczona do wysokości opłat faktycznie zapłaconych przez Jednostkę za Usługę za ostatnie 12 miesięcy poprzedzające zdarzenie wywołujące szkodę; w okresie próbnym lub przy nieodpłatnym korzystaniu z Usługi odpowiedzialność ta jest wyłączona w granicach dopuszczalnych przez prawo.
3. Odpowiedzialność Usługodawcy za utracone korzyści jest wyłączona.
4. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikłe z niedoręczenia lub opóźnienia powiadomienia z przyczyn wskazanych w części „Narzędzie pomocnicze”, z niewłaściwego korzystania z Usługi, z ujawnienia danych logowania przez Użytkownika ani z treści wprowadzonych do Usługi przez Jednostkę i jej Użytkowników.
5. Ograniczenia i wyłączenia odpowiedzialności, o których mowa w ust. 2–4, nie dotyczą szkody wyrządzonej Jednostce umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego).
6. Postanowienia niniejszej części nie ograniczają odpowiedzialności stron wynikającej z przepisów o ochronie danych osobowych w zakresie, w jakim nie może ona być umownie ograniczona.

Treści użytkowników i punkt kontaktowy

1. Punktem kontaktowym dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych oraz dla Użytkowników jest adres kontakt@osptracker.pl; komunikacja odbywa się w języku polskim lub angielskim.
2. Zgłoszenia treści bezprawnych można kierować na ten adres. Zgłoszenie powinno zawierać wskazanie treści, uzasadnienie, dlaczego zgłaszający uważa ją za bezprawną, oraz dane zgłaszającego. Usługodawca rozpatruje zgłoszenia bez zbędnej zwłoki i informuje zgłaszającego o decyzji wraz z uzasadnieniem.
3. Usługodawca nie moderuje treści wprowadzanych przez Jednostkę i Użytkowników. Może usunąć lub zablokować treść bezprawną lub sprzeczną z Regulaminem, o której uzyskał wiadomość, informując Jednostkę o przyczynach tej decyzji.

Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać pocztą elektroniczną na adres kontakt@osptracker.pl albo pisemnie na adres Usługodawcy.
2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Jednostki, dane kontaktowe składającego, opis problemu oraz, w miarę możliwości, datę i okoliczności jego wystąpienia.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi na adres poczty elektronicznej składającego w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania. Jeżeli reklamacja wymaga uzupełnienia, termin biegnie od dnia otrzymania uzupełnienia.

Rozwiązanie umowy, eksport i usunięcie danych

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony. Jednostka może ją rozwiązać w każdym czasie, anulując Abonament w Panelu albo składając oświadczenie o rozwiązaniu na adres kontakt@osptracker.pl; rozwiązanie następuje z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego. Opłaty za rozpoczęty okres nie podlegają zwrotowi, z zastrzeżeniem części „Zmiany regulaminu” pkt 5.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, z ważnych przyczyn, w szczególności zakończenia świadczenia Usługi. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Jednostkę lub jej Użytkowników, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.
3. Przed rozwiązaniem umowy oraz w terminie 30 dni od jej rozwiązania (a przy zmianie dostawcy — od zakończenia okresu przejściowego) Jednostka może zażądać na adres kontakt@osptracker.pl wydania danych w powszechnie używanym formacie elektronicznym.
4. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 3, Usługodawca usuwa dane Jednostki i jej Użytkowników, z wyjątkiem danych, których przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (w szczególności zapisów akceptacji dokumentów i dokumentów rozliczeniowych), zgodnie z Umową powierzenia i Polityką prywatności. Kopie zapasowe są usuwane w ramach ich cyklicznej rotacji.

Zmiana dostawcy i przenoszenie danych

1. Jednostka może w każdym czasie zażądać przeniesienia danych do innego dostawcy lub do własnej infrastruktury. Usługodawca wspiera zmianę i zapewnia ciągłość Usługi przez okres przejściowy nie dłuższy niż 30 dni od żądania.
2. Termin wypowiedzenia umowy w celu zmiany dostawcy nie przekracza 2 miesięcy.
3. Na żądanie Jednostki Usługodawca przygotowuje i przekazuje jej eksport danych obejmujący konta i Kartotekę, historię alarmów i gotowości, meldunki oraz ustawienia Jednostki, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub JSON).
4. Po okresie przejściowym Jednostka ma co najmniej 30 dni na pobranie danych; po tym terminie Usługodawca usuwa dane zgodnie z Umową powierzenia.
5. Za zmianę dostawcy i wydanie danych Usługodawca nie pobiera opłat.

Zmiany regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, zmiany cennika albo konieczności zapewnienia bezpieczeństwa Usługi.
2. O zmianie Regulaminu Usługodawca informuje Jednostkę pocztą elektroniczną lub w Panelu co najmniej 14 dni przed dniem wejścia w życie nowej wersji, chyba że zmiana wynika z obowiązku prawnego wymagającego krótszego terminu. Każda wersja Regulaminu ma numer i datę obowiązywania; poprzednie wersje pozostają dostępne na stronie internetowej usługi.
3. Nowa wersja Regulaminu wiąże Jednostkę po upływie 14 dni od zawiadomienia, nie wcześniej niż z dniem jej wejścia w życie, chyba że w tym terminie Jednostka wypowie umowę zgodnie z pkt 5.
4. Panel prosi Użytkowników, którzy zaakceptowali poprzednią wersję, o potwierdzenie zapoznania się z nową wersją (przycisk „Akceptuję”). Przez 14 dni od dnia wejścia w życie nowej wersji Panel działa bez ograniczeń; po tym terminie, do czasu potwierdzenia, Panel otwiera tej osobie wyłącznie ekran akceptacji i treść dokumentów. Brak potwierdzenia nie ogranicza funkcji opłaconych do końca okresu rozliczeniowego: Abonament trwa, a Aplikacja, terminal i powiadomienia o alarmach działają nadal.
5. Jednostka, która nie akceptuje nowej wersji, może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, składając oświadczenie na adres kontakt@osptracker.pl przed dniem wejścia w życie nowej wersji lub w ciągu 14 dni od tego dnia; Usługodawca zwraca wówczas proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres rozliczeniowy. Do eksportu i usunięcia danych stosuje się część „Rozwiązanie umowy, eksport i usunięcie danych”.

Prawo właściwe

1. Do umowy i Regulaminu stosuje się prawo polskie, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Spory wynikające z umowy strony będą w pierwszej kolejności starały się rozwiązać polubownie. W braku porozumienia spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy, o ile przepisy bezwzględnie obowiązujące nie stanowią inaczej.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają postanowienia Umowy powierzenia (w zakresie danych osobowych druhów) oraz przepisy powszechnie obowiązującego prawa.